Mi tiempo es valioso y me duele ver como se desperdicia mientras alguien se extiende en un punto irrelevante que no aporta al tema. Durante años de trabajo en tareas de coordinación he recolectado algunas sugerencias que pueden hacer que las reuniones sean más efectivas.
Para empezar:
- Cual es el objetivo de la reunión
- Quien y con qué autoridad debe participar
- Cual es la agenda y que decisiones se deben tomar
- Quien dirige, quien controla el tiempo, quien toma nota y como se dan por sentado las decisiones que se toman
- Compartir información
- Tomar decisiones
- Socializar / fortalecer lazos
En ese sentido es recomendable que:
- a) se tenga claro el objetivo (s) de la reunión
- b) se tenga claro quien y porqué debe (o no) participar
- obligatorio participar "Esa persona TIENE que estar, si no asiste no se hace la reunión"
- opcional que participe "Esa persona puede participar, sería bueno pero pero si no viene no hay problema, la reunión se realiza"
- impedido de participar "esa persona NO debe estar acá por alguna razón. Si está presente nose puede hacer la reunión"
- c) cada participante debe saber de qué manera debe prepararse para la reunión
- ¿Debe preparar algún documento o presentación?
- ¿debe llevar copias impresas de algún material?
- ¿necesitará un proyector o computador? (Es bueno preguntarse si ¿es necesario algún cable especial, o un espacio oscurecido, o algún requerimiento específico? Un detalle de esos puede implicar la pérdida de mucho tiempo de todos)
- d) se tenga claro que decisiones se deben tomar (y que las personas con autoridad para participar asistan)
- e) que se conozca la agenda de la reunión y que se dedique un tiempo suficiente a cada punto
- f) que se tenga clara la metodología de la reunión y la forma como se deben tomar decisiones
- g) que sea claro una persona quien preside, una persona quien controla el tiempo, una persona quien debe tomar notas de trabajo (o un acta si es necesario), y como se va a corregir, validar y difundir. Esto garantiza la validez de las decisiones tomadas.
- Desde el principio establecer reglas sobre la duración de las intervenciones y el modo de controlar el tiempo consumido
- Evitar hacer reuniones donde exclusivamente se "comparta información", en ese caso es mejor enviar un email u otro medio, por ejemplo una videoconferencia (que es otra forma de reunión)
- Tener en cuenta el "costo" de cada reunión. No se refiere solo al costo monetario, sino logístico y en tiempo. Así el grupo que participa en la reunión lo haga de manera voluntaria, es aconsejable que todos piensen en que, por ejemplo, 10 personas reunidas durante solo 60 minutos equivalen a 10 horas completas de trabajo (más de una jornada laboral) de todo el equipo. Ademas de la logística para que cada miembro del equipo participe (tiempos de transporte, costos asociados, niñeras, actividades cruzadas)
Además es importante reconocer el valor de "socializar" y jamás pensar que el encuentro espontaneo entre personas es tiempo perdido. Solo que en ese caso es mejor limitar el tiempo durante la reunión de trabajo y generar espacios agendados con ese fin.
¿Que opinas? ¿Estas consideraciones son validas para mejorar la productividad y efectividad de las reuniones? ¿Que factores se quedan afuera?
p.d. Ya que te interesa el tema te recomiendo que revises el artículo de Roger Schwarz, publicado en Harvard Business Review llamado "How to Design an Agenda for an Effective Meeting" y disponible en https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
